FiBu-Schnittstelle & DebitorenMatch

FiBu-Schnittstelle (Hauptbuch / Sachkonten)

Mit der Schnittstel­le zu einer Fi­nanz­buchhaltung wird sichergestellt, dass eine mehrfa­che Be­legerfas­sung weit­ge­hend entfällt. Eine Trennung zwi­schen den Tätig­kei­ten im Treasury und der Fi­nanz­buch­hal­tung ist gewähr­leistet. Buch­hal­teri­sche Ar­beiten kön­nen losge­löst von Trea­sury-Aktivitä­ten aus­schliess­lich im FiBu-Mo­dul durch­ge­führt wer­den.

Kontierung im Treasury
Den Transaktionen des Cash Management-Mo­duls sind zugehörige Kontierun­gen hin­terlegt. Mit jeder Transaktion ist au­to­ma­tisch ein Standard-Geschäfts­vor­fall ver­knüpft, der mittels einer – oder meh­re­rer – Buchungsfunktionen die Verbin­dung zum Kontenplan herstellt.

Weitergehende Geschäftsvorfälle lassen sich mit der im Treasury-Modul standardmässi­gen Funktion ‚DispoArten‘ (Cash Flows) und zugehö­rigen DispoRegeln (mit Scan-/Analyse-Funktionen der MT940-Meldungen) einrichten. Jede automatisch generierte Kontierung kann noch überarbeitet resp. ergänzt (z.B. Kostenstellen, Pro­jekte etc.) werden.

Kontierung in der FiBu-Abteilung
magnet™ ordnet zunächst jeden Geschäfts­vorfall einem mandantenbezo­ge­nen Standard-Stapel zu. Die Buchhaltungsabteilung erzeugt aus dem Standard-Stapel eine Buchungsmappe, die alle verbuchungswürdigen Vorfälle ent­hält. Die Buchungsmappen können multi-user-fähig mit den FiBu-Kontierungs­masken be­arbeitet werden.

Verarbeitungen
In den Buchungsmappen werden die Bu­chungen kontrolliert und überarbei­tet. Mit dem Bu­chungslauf werden die logi­schen Bu­chungssätze in eine Bu­chungsdatei pro Mandant über­nom­men. Parallel wird die Automatische Schnittstellen-Ge­nerierung gefahren. Die Schnittstellen-Da­tei übergibt die Daten im ASCII-Format oder als Web­service an die Hauptbuchhaltung.

Schnittstellen-For­mate
Es bestehen Stan­dard-Schnittstellen u.a. zu

  • SAP
  • CS/2 Wilken
  • MS Dynamics AX / NAV
  • Abacus
  • Sage
  • IFAS etc.

DebitorenMatch / Erstellung Zahlungsfiles

Debitoren-Zahlungen als SWIFT-MT940-Bankmeldungen können mittels automatischem Abgleich der Debitoren-Offenen Posten-Liste mit einer hohen Trefferquote zu einem Zahlungsfile verarbeitet werden. Dieses kann in der Folge in die Debitoren-Buchhaltung importiert werden.

Das Erfassen und Ausziffern von nichtstrukturieren Zahlungseingängen (z.B. aus dem Ausland) ist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Mit ‚DebitorenMatch’ bietet magnet® ein Zusatzmodul für die systemunterstützte Verarbeitung von solchen Kundenzahlungen.

Augrund von Buchungsregeln und Filter, die jeweils individuell definiert werden, erfolgt eine Selektion der Kundenzahlungen und eine Prüfung auf Plausibilität. Diese Regeln umfassen Rechnungs- und Kundennummern, Buchungstexte usw. Um einen Ausgleich der Offenen Posten zu ermöglichen, werden aus der Debitoren-Buchhaltung die OP-Listen, angereichert durch weitere Kundenstammdaten (z.B. Zahlungs-Konditionen etc), in einem täglichen Batchlauf (Upload) übernommen. ‚DebitorenMatch’ gleicht die im elektronischen Bank-Kontoauszug gefundenen Informationen gegen die aktuelle OP-Liste ab. Dabei werden Skontoabzüge und zulässige Abweichungen geprüft und mitberücksichtigt. Nicht immer stimmt der Zahlungsbetrag mit dem Rechnungsbeleg überein. In der Praxis können Zahlungs-Instruktionen fehlen oder unvollständig sein. Der Kunde bezahlt allenfalls mehrere Rechnungen und nimmt erlaubte Skonto- und nicht tolerierte Abzüge in unterschiedlichen Kombinationen vor. Deshalb kann sich der elektronische Abgleich mehrfach wiederholen. Der Anwender hat auch die Möglichkeit, manuell in den Prozess einzugreifen, um das Ergebnis zu verbessern. Weil die Erfolgsrate des vollautomatischen Abgleichs ausserordentlich hoch ist, bleiben aber relativ wenige Fälle zur manuellen Nachbehandlung übrig.

Durch die gesamtheitliche Verarbeitung wird gewährleistet, dass nach Abschluss des Prozesses alle Kontenauszüge lückenlos verarbeitet sind. Die nach dem Verarbeitungsprozess produzierte ‚Kunden-Zahlungsdatei’ wird in der Folge in der Debitoren-Buchhaltung eingelesen.


Video ‚FiBu-Interface / DebitorenMatch‘
Inhalt:

  • Modul-Übersicht / Integration
  • FiBu-Schnittstellen-Modul
  • Standard-Schnittstellen
  • DebitorenMatch
  • Visualisierung DebitorenMatch-Prozesse